Nachricht

Planung und Vorbereitung

  • Planung und Zusammenstellung des Etats aufgrund der zu erwartenden Einnahmen (Teilnahmegebühren, Zuschüsse, Sponsoring) und Ausgaben
  • Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes und Verhandlung über Konditionen und Rahmenbedingungen
  • Veröffentlichung der Veranstaltung in Fachzeitungen und Kongresskalendern
  • Vorbereitung des Veranstaltungsablaufs
  • Koordination aller Zeitabläufe, Termine und Fristen
  • Laufende Aktualisierung und Kontrolle des Finanzplanes

 

Einladung und Betreuung

  • Korrespondenz mit Referenten, Teilnehmern, Dienstleistern und Industrie-Partnern
  • Online-Registrierungsservice
  • Internetauftritt
  • Buchung und Reservierung von Zimmerkontingenten
  • Teilnehmer-Handling (Registrierung, Korrespondenz, Inkasso, Teilnahme- und Zahlungsbestätigungen)
  • Erstellung von Lageplänen und Ausstellungsbedingungen für kongressbegleitende Industrieausstellungen
  • Vorbereitung der Tagungsunterlagen für Referenten, Moderatoren und Teilnehmer
  • Erfassung und Kontrolle der Zahlungseingänge

 

Durchführung

  • Überwachung des zeitlichen und organisatorischen Ablaufs der Veranstaltung und der Begleitprogramme
  • Ausschilderung und Auszeichnung der Fläche der Industrieausstellung
  • Organisation des Caterings
  • Betreuung der Teilnehmer vor Ort
  • Ausgabe der Kongreßunterlagen an die Teilnehmer und Referenten
  • Elektronische Erfassung und Weiterleitung der Teilnehmerdaten für die Vergabe von Fortbildungspunkten der Landesärztekammern
  • Registrierung vor Ort inkl. Tageskasse und geschultem Personal

 

Herstellung und Weitergabe von Informationen

  • Durchführung von Mailings
  • Beratung bei der Gestaltung von Programmen, Einladungen, Plakate und Handzettel
  • Eigene Gestaltung und Druck von Anmeldeformularen, Teilnehmerausweisen, Einlaßkarten, Menükarten u.a.
  • Erstellung der Teinahmebestätigungen und Zertifikate
  • Organisation des Versandes von Drucksachen

 

Rahmenprogramme

  • Begrüßungsabende
  • Galaveranstaltungen
  • Rahmen- und Begleitprogramme
  • Auftritte: Künstler, Bands, etc.

 

Nacharbeit

  • Erstellung der Teilnehmerliste
  • Prüfung und Begleichung der Rechnungen
  • Kontinuierliche Budgetkontrolle
  • Prüfungsgerechte Endabrechnung